서면계약 힘들 땐 문자·이메일 등 증거 확보해야

회사를 운영하다 보면 많은 계약을 하게 된다. 그리고 계약을 할 때 보통은 계약서를 작성한다. 계약서를 작성하게 되면 분쟁을 미리 방지할 수 있을 뿐만 아니라 향후 다툼이 생기더라도 계약서에 의하여 쉽게 해결할 수 있기 때문이다.

계약서를 작성할 때 미래의 일을 예측하여 명시하는 것은 사실상 불가능하다. 미래의 일을 모두 예측할 수도 없을 뿐만 아니라 모든 것을 망라하여 계약서를 작성하려고 하면 합의해야 할 것들이 너무 많아져서 최종적으로 계약이 체결되기 어렵다.

계약서를 작성하면서 중요한 내용을 중심으로 간결하게 작성할 필요가 있다. 당연히 계약서의 내용이 가지는 의미를 파악하고 그로 인한 이해득실을 꼼꼼하게 따져서 작성한다면 그보다 더 좋은 것은 없다.

그러나 항상 그렇게 하는 것은 현실적으로 어렵다. 만약 ‘을’의 지위에 있는 회사가 ‘갑’의 지위에 있는 회사와 거래를 하고, 그로 인하여 상당한 매출을 올리고 있는 경우라면 상대방 회사에 자기에게 유리한 계약서를 쓰자고 말하는 것 자체가 어려울 것이다. 더욱이 동양적 사고방식을 가진 우리로서는 거래를 시작하면서 계약서를 명확하게 작성하자고 제안하면 마치 상대방을 신뢰하지 못한다는 인상을 줄 수도 있다는 부담감 때문에 계약서가 아예 없거나 부실한 경우도 많다.

그렇다고 포기할 필요는 없다. 계약은 ‘낙성(諾成)’, ‘불요식(不要式)’ 행위이다. ‘낙성’이라 함은 당사자 사이에 합의가 있으면 계약이 성립한다는 것이고, ‘불요식’이라 함은 계약을 하면서 일정한 방식을 요건으로 하지 않는다는 것이다. 따라서 계약서를 작성하지 않고 단지 말로 합의를 했다고 하더라도 계약은 성립한다. 다만 증거를 확보하기 어렵기 때문에 향후 다툼이 생길 경우 입증하기가 어려울 뿐이다.

만약 자신에게 유리한 계약서를 작성하기 어려운 입장이라면, 반드시 계약서를 작성하기보다는 상대방이 마음 편하게 계약에 응할 수 있도록 서면 형식을 과감히 생략하되 그 증거만 확보하는 것도 좋은 방법이다. 실제 계약서를 작성하면 상대방도 신중하게 판단하기 때문에 협의에 이르지 못하는 경우가 많다.

최근에는 인터넷 이메일이나 휴대폰 문자 등을 이용하여 거래 조건을 협의하는 경우가 많다. 따라서 이러한 경우에는 가능하면 상대방의 기분이 상하지 않도록 이메일이나 문자메시지를 보내서 상대방의 승낙을 받아두는 것이 좋다.

예를 들어 만약 상대방이 부품납품을 지체하게 되면 제품을 만들어 판매할 수 없어 큰 손해가 예상되는데도 계약서를 작성하기가 어려운 상황이라면, 가능하면 이메일로 거래 조건을 협의하는 것이 좋다. 상대방이 내 의도를 눈치채지 못하도록 “사장님 이번 달 말까지 꼭 만들어 주셔야 합니다. 지금 하루 10개 이상의 주문이 오는데 이 부품이 없어서 제품을 못 팔고 있거든요”라는 내용의 이메일을 보내면 된다. 이렇게 이메일을 보냈다면 상대방이 기일을 지체하여 실제로 제품을 판매할 수 없어 손해를 입은 경우 그로 인한 영업 손해를 배상받는데 유리한 위치를 차지할 수 있다. 나아가 상대방으로 하여금 기일을 꼭 지켜야한다는 심리적인 압박을 은연중에 줄 수 있다.

믿고 거래하는 것만큼 위험한 것은 없다. 그렇다고 그런 계약을 아예 체결하지 않을 수도 없다. 바람직한 것인지의 여부를 떠나 말이나 전화로 계약을 체결할 수밖에 없는 상황인데 상당히 위험부담이 있는 경우라면 대화나 전화통화를 녹음하여 두는 것도 방법이다.

계약을 잘 체결하면 단순히 다툼이 생겼을 때 손해를 회복할 수 있다는 점뿐만 아니라 상대방으로 하여금 계약을 위반하지 않도록 심리적으로 강제할 수 있는 장점이 있다. 스스로 판단하기 어렵다면 법률 전문가의 조언을 받는 것도 필요하다.

계약을 잘 체결하면 다툼은 쉽게 발생하지 않는다.

‘조세일보 기업지원센터’에서는 기업과 병·의원에 도움이 되는 현명한 계약서 체결방안에 대하여 전문가가 지원해주는 서비스를 제공하고 있다.

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김기용 변호사(스타리치 어드바이져 자문 변호사)