원장님

 

병의원에서 회의는 하고 계시나요?

하고 계시면 주로 어떤 내용이 회의 주제인가요?

그리고 얼마나 자주, 언제, 얼마의 시간을 가지고 회의를 하시나요?

 

어떤 조직이든 회의에 대해서는 매우 필요한 사항이며 소통하는 유용한 수단으로 인식되고 있다.

 

하지만 조직에 따라 회의에 대한 반응은 2가지로 나뉘어 진다.

즉 “우리는 회의하러 출근하는 것 같아” 또는 “회의가 없으니 도대체 업무의 방침을 모르겠어” 라는 반응이다. 

회의를 너무 많이 해도, 반대로 너무 안 해도 직원간에는 불만을 생긴다. 

 

그럼에도 회의는 원장의 병의원 운영방침을 교류하고, 업무의 효율방안을 찾고, 직원들과 소통하기 위해서는 분명 실시해야 한다.

이에 대부분의 병의원은 정기적 조회시간, 아침 업무 시작하기 바로 앞서서, 잠깐 시간을 내어 새참을 먹으면서, 그리고 간만에 회식하면서 회의를 한다. 

 

하지만 회의시간의 광경은 어떤 조직이든 엇비슷하다. 즉 고개를 떨구고 있으며, 침묵이 흐르고 있으며, 애써 말하라고 하면 생각이 안난다거나 무슨 말인지 모를 정도로 입속에 맴도는 몇마디를 겨우하고 만다.

더욱이 원장이 몇 마디의 말로 지적을 하게 되면 거의 정적이 흐르는 정지시간으로 변해버린다.

 

도대체 어떤 원인이 회의시간을 괴로운 시간으로 만드는 것일까? 원장님 회의를 좀 더 생산적으로 만들기 위해서는 다음과 같은 사항을 점검해 볼 필요가 있다. 

 

► 회의 목표를 명확히 하자 

 

이는 회의시간에 논의해야 할 주제가 아니다. 회의를 개최한 목표 즉 회의를 통해서 원장이 얻고 싶은 것이 명확해야 한다는 뜻이다. 따라서 직원의견수렴인지, 의사결정인지, 운영방침 전달인지에 대해서 회의전에 명확히 하고 회의를 진행해야 한다. 

회의성격이 정해지면 회의방식도 바뀌게 된다. 예를들어 의견수렴 성격이라면 굳이 모일 필요가 없을 수도 있다. 메신저, 카톡 등을 활용할 수도 있기 때문이다. 이 방법을 사용할 때 좋은 점은 직원이 자주 사용하고 있기에 익숙해서 자신의 의견을 개진할 가능성이 높아지기 때문이다. 즉 회의를 한다면 익숙한 분위기를 만들어주는 것도 중요하다. 반대로 의사결정이 필요한 회의의 경우 사전에 회의 시간은 물로이고 주제, 관련된 자료 등을 사전에 나눠주고 고민할 시간을 주어 회의시간에 논의가 가능하게 만들어 주는 형식이 필요하다. 

이렇게 복잡한 회의라면 안하는 것이 낳다고 생각할 수도 있다. 만일 그렇게 생각한다면 직원의견 묻는 것을 포기하는 것이다. 아무리 뛰어난 직원이라도 업무하면서 병의원 돌아가는 것을 종합적으로 파악하고 있는 직원은 없기 때문이다. 

 

► 하나의 주제로 회의 하자

 

여러 가지 주제를 가지고 회의를 한다면 한가지 주제도 제대로 된 효과를 볼 수 없다. 성급한 원장이거나 누구보다 왕성한 호기심을 가진 원장님일수록 회의주제를 넘나드는 경우가 많은데 직원들은 피곤할 뿐이다. 고객관리도 벅찬데 마케팅, 인테리어, 병의원 통계자료 등까지 고민하라고 하면 어떤 의견도 들을 수 없게 된다. 

 

► 회의에도 원칙이 있어야 한다. 

 

회의에는 시작시간과 끝나는 시간이 있어야 한다. 대략 이정도에서 끝나지라고 생각하고 회의를 한다면 직원들은 시계나, 스마트 폰 만 보게 된다. 고개는 자연히 떨구어질 수 밖에 없다. 아울러 회의 시작시간이 지켜지지 않으면 회의주제에 대한 중요도를 쉽게 생각할 수 있어 당연히 회의 효과는 반감될 수 밖에 없다. 또한 회의시간에는 집중할 수 있도록 여건을 만들어야 한다. 마지막으로 회의는 자기의 생각을 말해야 하는 시간이다. 그런데 '대략, 누구에 의하면, 자료에 의하면' 이라고 자기 생각이 아닌 다른 사람 그리고 자료를 얘기하는 경우가 있는데 이럴 경우 회의는 결론에 다다를 수 없게 된다. 

 

► 회의는 원장의 생각을 전달하는 시간만은 아니다.

 

회의를 통해 변경된 병의원 업무를 전달 할 수도 있고, 흐트러진 업무에 대해 성과와 보상의 원칙을 전달할 수도 있다. 그럴 경우 원장은 매우 간단하고 짧게 전달해야 한다.  원장이 말하는 시간의 2배 이상 만큼 직원은 자신의 말을 하지 않게 된다. 원장이 먼저 생각을 얘기했는데 자신이 괜히 발언했다가 무시당하거나, YES맨 또는 NO맨으로 인식되는 것을 꺼려하기 때문이다. 따라서 원장은 회의 주제를 선정한 이유를 팩트를 가지고 설명한 후 직원이 얘기할 수 있도록 분위기를 만들어 주고 경청을 해야 한다.

 

► 회의는 결론이 있어야 한다. 

 

단순 의견수렴을 하는 회의라도 이런 의견들이 수렴되었다고 정리하면서 회의를 마쳐야 하고 의사결정을 하는 회의라면 이렇게 결정이 되었다고 결론을 내려야 한다. 만일 결정이 나지 않고 시간이 지나버리면 “결론은 다음에 내자”라고 말하기 보다는 중간 결론을 얘기하고 다음 회의를 이어서 하자고 해야 한다. 따라서 회의가 끝나면 간단한 회의록이라도 작성하여 직원에게 리마인드 시켜줘야 한다.

 

► 회의는 회의여야 한다.

 

갑자기 회의로 성격을 바꿔버리는 것은 절대 금물이다. 예를 들어 회식할 때 분위기가 좋다고 병의원 관련 직원의 의견을 묻는 순간 직원은 집에 돌아갈 생각부터 하게 되며 다음 회식자리는 만들기 어려워 진다. 생일잔치도 그렇다 기껏 축하노래 부르고 촛불 껐는데 오늘 예약현황은 어때? 예약자 내원율은 높을 것 같아라고 묻는다면 그 케익은 업무 끝날 때까지 그 자리에 있을지도 모른다.

 

이렇듯 회의는 서로 다른 생각을 가진 사람의 의견을 듣고 하나로 만드는 아주 어려운 것이다. 그렇지만 하나로 만들어야 생산성도, 효율성도 목표의 명화화도 이뤄지기에 어렵지만 해내야 하는 것이다. 리더라면 원장이라면 회의를 주제하는 스킬을 높여야 한다. 성급한 일반화의 오류에 빠지지 않고 회의의 목적과 직원의 쾌활함의 균형을 유지 할 수 있는 회의역량을 가져야 한다. 최고 경영자는 뛰어난 회의역량을 통해서 CEO의 생각을 기막히게 전달하고 직원의 아이디어와 역량을 최대한도로 발휘하게 만든다. 

 

채훈대 병의원 컨설팅 전문가 (스타리치 어드바이져 병의원 컨설팅 전문가)