병의원에서 생산적인 회의를 하기 위해 필요한 것​

2020-03-13

 

‘회의’란 여러 사람이 모여 어떤 일에 대해 다양한 의견을 나누는 것을 뜻합니다. 회의의 취지는 의견을 나누는 것이기에 조직이 발전하기 위해 꼭 필요하지만 직원들은 보통 회의가 비생산적이고 소통이 되지 않고 상급자가 하급자에게 원하는 방향이 많아진다는 의미로 받아들이는 경우도 많습니다. 이에 회의가 진행되면 직급이 낮을수록 침묵하게 되고 적극적인 의견 교환이 불가한 상황에 처하게 됩니다.

 

병의원의 회의는 매우 중요합니다. 고객들의 편의와 불편 사항이나 개선사항 등을 공유하기 위해서는 직원들의 의견을 듣는 것이 굉장히 필요한 일이기 때문입니다. 그렇다면 이 같은 상황에서 원장은 어떠한 방법으로 회의를 이끌어야 할까요?

 

먼저 회의 성격을 명확히 하는 것이 중요합니다. 모든 직원은 자신의 업무에만 몰두하고 있습니다. 따라서 회의 주제를 명확하게 전달하지 않으면 부정적인 시각으로 회의에 참여하게 됩니다. 그러므로 의견을 수렴하는 회의인지, 의사 결정을 하는 회의인지 등의 성격을 명확히 전달하여 회의 참여 전에 직원들의 생각을 정리하도록 해야합니다.

 

아울러 회의 형식을 다양화하여 의견 수렴형 회의일 경우 메신저, 소셜네트워크를 통한 전달도 좋으며, 의사결정을 위한 회의일 경우 사전에 시간, 주제, 자료 등을 나눠주어 의견을 나눌 수 있는 정보를 제공하는 것이 좋습니다.

 

회의 주제는 한 가지로 하는 것이 좋으며 회의 시간을 엄수해야 합니다. 또한 소통을 전제로 해야 합니다. 병원장이나 발표자의 생각을 전달하는 시간으로서의 회의가 아니라 모든 직원의 생각이 공유될 수 있는 회의가 진행되어야 합니다.

 

더불어 회의를 하게 된다면 반드시 결론에 도달해야 합니다. 수 없이 접하는 회의 중 결론 없이 끝나는 회의가 상당수를 차지하고 있습니다. 회의가 실패하는 원인 중 하나도 결론 없이 회의를 끝내는 것입니다.

 

하지만 결론 없는 회의가 반복될 경우, 문제를 제기한 직원이나 새로운 아이디어를 낸 직원은 자신이 회의 결론을 도출해야 한다는 부담을 갖게 되어 의견 피력에 소극적인 방향으로 나아갈 수 있습니다.

 

따라서 회의의 결론을 반드시 도출해야 하며, 회의를 진행할 때마다 회의 관련 자료를 만들어야 합니다. 회의 자료가 없다면 서로 간 대화가 진행되더라도 결론을 도출하지 못하는 경우가 많습니다. 심지어 언쟁으로 이어질 수 있기 때문에 회의 자료를 준비하는 것이 좋습니다. 이때 회의 자료는 사실에 근거하는 것이 좋으며 통계자료를 활용하는 것이 바람직합니다.

 

병의원에 있어서 ‘회의’란 생산성과 효율성을 높일 수 있는 수단이 되며 목표를 달성할 수 있는 방안을 강구하는 자리가 될 수 있습니다. 그러므로 병원장은 회의에 대한 기술이 중요하지만 성급한 일반화의 오류에 빠지는 것에 주의해야 합니다. 아울러 회의의 목적과 직원의 의사소통이 원활하게 진행될 수 있도록 데이터에 의한 회의를 진행할 수 있어야 합니다. 데이터 도출을 위해서는 일일 업무 보고서를 작성하여 고객, 매출, 직원, 성과와 관련된 통계치를 분석하는 것이 바람직합니다.

 

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노승균 병의원 컨설팅 전문가

노승균 기업컨설팅 전문가

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