병의원 조직 역량 강화에는 업무체계 개선이 탁월하다​

2020-10-08

병의원은 개인 역량보다 조직 역량으로 업무를 처리하는 것이 효과적이라는 조직 형태를 가지고 있습니다. 물론 병의원은 조직적인 업무가 더 효율적이고 생산적일 수 있습니다. 그러나 일정한 원리를 간과한 탓에 조직의 목표, 방침, 소통을 이해하지 못해 조직 역량을 충분하게 발휘하지 못하고 있습니다.

 

전주에서 A피부과를 개원 중인 김 원장은 최근 동문 모임에 나갔다가 조직 관리에 대한 조언을 듣게 되었습니다. 이후 한 달간 직원들을 관찰한 결과, 직원 대부분이 병의원의 운영 방침을 모르고 있으며 자신의 역할을 모호하게 파악하고 있었습니다. 그럼에도 직원들은 항상 바쁘게 일했고 극심한 피로를 느끼고 있었습니다.

 

A피부과의 직원은 중복된 일을 기계처럼 소화하고 있었으며 업무 기준이 없어 중요 업무, 긴급 업무, 반복 업무를 뒤죽박죽으로 해결하고 있었습니다. 이 때문에 예약 고객 관리에 차질이 생기거나 잘못된 소통으로 업무가 원활히 진행되지 않았습니다.

 

A피부과의 문제는 체계적인 업무를 하지 않았기에 비롯된 것입니다. 직원은 자신의 업무에만 최선을 다하면 된다고 생각하였고 업무에 따라 담당자를 나누어 효율적인 업무를 하지 못하게 되었습니다.

 

부산에서 S성형외과를 개원 중인 박 원장은 구체적인 사업 계획과 조직 관리 계획을 가지고 병의원을 경영하고 있었습니다. 특히 매월 목표를 정하고 이를 달성하기 위해 노력했으나 1년을 채 넘기지 못하고 직원이 이탈하는 문제가 발생했습니다.

 

그 원인은 고참 직원에게서 찾을 수 있었습니다. 겉으로는 고참 직원을 중심으로 업무가 잘 진행되는 듯 보였지만 나머지 직원들이 고참 직원의 눈치를 많이 보며 스트레스를 받고 있었습니다. 즉 고참 직원의 업무 기준에 따라 업무가 달라지며 나머지 직원은 개인 역량에 따라 업무를 하는 것이 아니라 고참 직원에 의해 업무를 하게 되어 조직 역량을 발휘하는 데 무리가 있었던 것이었습니다. 이 때문에 이탈하는 직원이 발생했고 다른 직원들의 업무 역량과 동기도 현저히 저하되어 있는 상황에 놓이게 되었습니다.

 

이처럼 병의원은 체계적인 업무를 지향하며 이를 완성하기 위한 개인의 소통을 중요하게 여기고 있습니다. 하지만 정작 병의원의 목표와 직원 개인의 목표의 방향성이 달랐기 때문에 조직 역량을 발휘하는 데 어려움을 겪게 된 것입니다.

 

이 같은 태만을 없애고 업무 역량을 높이기 위해서는 먼저 원장 주도의 회의가 아닌 직원 주도의 회의를 하는 것도 바람직합니다. 원장이 참석하지 않고 직원의 주도하에 매월 회의를 진행하며 직원들이 자발적으로 의견을 내고 개선하며 업무 능력을 고취시키고 고객 만족도를 높여 매출을 증대시키는 효과를 낼 수 있습니다.

 

직원들은 회의를 통해 자신의 경험을 이야기하고 예약 고객의 특성, 관리 방법을 공유할 수 있는 것입니다. 이를 통해 다른 직원은 자신의 업무 외에 예약 고객 관리를 돕거나 개선하는 방안을 공유하며 조직적인 역량을 키우게 되는 효과를 가져올 수 있습니다.

 

이처럼 병의원은 직원 개인의 역량이 어우러져 더 큰 시너지 효과를 낼 수 있습니다. 따라서 조직은 직원에게 업무의 기준을 제시하는 정보, 자료를 공유하고 사업계획, 사업성과 및 결과 분석에 참여시켜야 합니다. 그리고 업무 기준을 명확히 할 때에는 객관적 자료인 통계에 근거를 두는 것이 적합합니다.

 

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신창원 병의원 컨설팅 전문가

 

신창원 기업컨설팅 전문가

  • 現) 스타리치 어드바이져 의사사업부 영업,관리 총괄
  • 現) 전자신문 기업성장지원센터 병의원 전문위원
  • 前) 조세일보 기업지원센터 병의원 전문위원
  • 병의원 매출 경비 분석
  • 병의원 세금신고 내용 분석