유능한 직원이 되기 위한 조건​

2017-02-02

 

유능한 직원과 그렇지 않은 직원은 업무능력은 실제로 매우 작습니다. 그 차이는 유능한 직원은 많은 업무를 처리하면서도 허둥대거나 빠트리지 않습니다. 시간내에 처리하면서도 자기시간을 갖는 여유도 있습니다.  다시말해 유능한 직원은 업무를 콘트롤 할 수 있지만 그렇지 못한 직원은 업무에 치여 생활합니다.

 

유능함이란 얼마나 효율적으로 성과를 창출하고, 목표를 달성하느냐에 있습니다. 만일 시간을 충분히 준다면 처리하지 못하는 업무는 없을 것입니다. 하지만 목표는 정해진 시간내에서 달성할 때 의미가 있습니다. 따라서 시간분배를 어떻게 잘하는가 그리고 시간관리방법이 효율적인가가 중요하며, 지속적으로 시간관리를 가능케 만드는 습관이 필요한 것입니다.  

 

유능하다고 평가받는 직원은 하루 24시간을 어떻게 관리할까요? 

 

먼저 시간분배를 구상합니다.

 

만일 분배하지 않고 시간을 보낸다면 시간이 가는 대로, 다른 직원이 하는 대로 휩쓸리게 되는 경우가 많기 때문입니다. 따라서 유능한 직원은 언제부터 언제까지는 이 업무를 한다 라는 틀을 정해두고 그 시간에 업무를 맞추어가는 방법을 사용하고 있습니다. 

 

매일, 매시간 고객을 응대해야 하는 업무에서 틀을 정해두라니 혼동스러울 수도 있겠지만 고객응대를 무시한채 다른 업무를 하라는 뜻이 아닙니다.

 

예를들어 2시~3시에 업무일정을 정해놓지 않으면 그 시간에 내원고객이 매우 적어 시간적 여유가 생기더라도 그냥 시간을 흘려보낼 수 있는데 반대로 예약환자집중관리 라는 일정을 정해 놓았다면 내원고객이 뜸한 시간에 예약고객에게 컨펌하는 업무를 할 수 있게 됩니다. 이처럼 일정을 잡아 놓은 것과 잡지 않는 것에 대한 차이는 크게 나타납니다. 이렇게 큰 틀에서 하루 일정에 대한 시간분배를 해놓고 실제일정은 첨가함으로써 해야 할 일을 빠트리지 않고 제 시간에 처리할 수 있게 되는 것입니다. 이렇듯 유능한 직원은 이런 방법으로 자신의 업무 목표달성에 한발짝 다가갈 수 있는 것입니다. 

 

다음으로 중요한 것이 시간 사용방법입니다. 

 

아무리 유능한 사람도 하루에 사용할 수 있는 시간은 24시간 밖에 되지 않습니다. 이처럼 한정된 시간을 효율적으로 사용하기 위해서는 적합한 시간사용방법을 가지고 있어야 합니다. 그 중 하나가 업무에 대한 긴급도와 중요성을 분류하여 각 각 3개씩 업무를 구분하여 보시기 바랍니다. 예를 들어 고객예약환자에게 문자보내는 업무는 긴급한 업무일까요? 아니면 중요한 업무일까요? 분명 긴급보다는 중요한 업무입니다. 이런식으로 업무를 구분하다보면 업무시간을 긴급한 업무처리 시간과 중요한 업무처리시간으로 나눌 수 있게 됩니다. 또 다른 방법으로 포스트 잇을 이용하여 업무를 처리할 때마다 처리에 따른 피드백을 적어놓게 되면 나중에 시간관리방법에 중요한 정보를 제공해 줄 것입니다. 과연 이렇게 빡빡하게 살아야 하나요 라고 반문 할 수 있지만 시간에 휴식, 자기개발, 그냥 뒹글뒹글도 일정으로 잡아놓으면 됩니다. 

 

마지막으로 모든 행동을 습관화하는 것입니다. 

 

일정을 정해 놓는 것이 좋은 이유 중 또 다른 좋은 점은 시간을 어떻게 써야할지에 대한 고민을 줄여준다는 것입니다. 따라서 습관화가 된다면 앞의 업무를 진행하게 되면 자연스럽게 다음 업무를 처리할 수 있게 됨으로써 무의미한 시간을 줄 일 수 있으며, 하나의 업무에 대해 무심코 시간을 초과시키는 일을 없앨 수 있습니다.  만일 습관화되지 않는다면 잠깐 휴식을 갖겠다고 해 놓고 생각보다 시간을 많이 사용하여 다음 업무에 허둥대게 됩니다.  아울러 습관화는 자신과 약속입니다. 아무리 재미있는 대화꺼리가 있어도 해야할 업무가 있으면 궁금해 미칠 지경의 타이밍에도 자리에서 일어나겠다는 의지를 강화시키는 것입니다. 

 

결국 유능한 직원이라고 해서 다른 직원보다 더 일찍 출근하거나 야근하는 것이 아닙니다. 얼마나 정해진 시간을 효과적으로 사용하느냐에 달려 있는 것입니다. 

 

채훈대 병의원 컨설팅 전문가 (스타리치 어드바이져 병의원 컨설팅 전문가)