원장님이 만족할 만한 보고요령(2)​

2017-01-24

 

보고를 자주 안한다고 원장님에게 싫은 소리를 들은 적이 있었나요? 우리 직원들은 보고를 할 지 모른다고 생각해 본적 있나요?

 

직원들에게 있어 스트레스를 주는 요인 중에 하나가 원장님에게 보고를 하거나 보고서를 작성하는 것일 것이다. 사실 우리는 몇 십년 동안 글을 쓰고 말을 해왔는데도 불구하고 왜 보고가 그렇게 어려울까?

이에 보고는 상대성이라고 생각할 수도 있을 것이다. 원장님의 기호, 경향에 따라 달리 보고를 해야 하고 보고서 작성요령이 다를 수 있다고 생각할 수 있겠지만 중요한 것은 얼마나 핵심을 잘 전달하느냐에 달려있다.

 

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3. 보고라는 개념을 다시 생각해 보자

 

보고는 일반적으로 생각해서 원장이 직원에게 지시하면 취하는 수동적 행위라고 생각하고 있다. 하지만 이런 생각을 전환시켜보자. 직원의 요구사항을 관철하기 위한 적극적인 행위라고…

 

그러한 이유는 고객으로부터 불만을 가장 최초로 듣고, 지속해서 듣는 사람이 직원이다. 그리고 고객은 병의원 업무의 대부분을 차지하고 있기에 직원은 업무현장에 대한 문제점, 개선점을 누구보다 잘 알고 있으며, 그 것을 해결해야 만 자신들이 편안해진다는 사실을 알아야 한다.

 

결국 원장의 지시보다는 필요에 의해 직원이 보고할 일이 많으므로 이왕 보고를 할 때 적극적이고 명확하게 보고함으로써 업무개선을 유도해야 한다.

 

그런데 만일 직원의 보고가 목적도, 의사결정을 위한 정보도 담지 않고 있다면 원장님은 개선의 필요성도 의지도 실천도 하지 않게 됨으로써 직원의 보고의 목적은 달성할 수 없게 된다.

여전히 직원은 고객으로부터 불만을 접하게 되고 편하지 않게 된다. 이 것이 보고의 개념을 다시 생각해야 하는 이유이다.

 

4. 보고에도 적절한 요령이 있다.

 

먼저 직원은 A사항에 대해 보고할 사안인지에 대해서 생각해봐야 한다. 다시말해 업무의 긴급성, 중요성을 고려하여 시기의 적절성을 갖춰야 한다. 통계에 의하면 보고를 가장 많이 하는 상황이 회식자리라고 한다. 바빠서, 업무시간에는 곤란해서, 보고에 대한 두려움으로 인해 보고하지 못하고 있다가 술이 한잔 들어가면서 밀렸던 보고를 한다는 것이다. 물론 직원의 동기부여와 관련한 보고는 가능할 수 있겠지만 과연 이렇게 보고하는 것이 효과가 있을까?

 

앞서도 말했듯이 보고는 어떤 업무를 개선시키기 위한 목적을 담고 있다. 그렇기에 업무시간 중에 하는 것이 맞다. 가급적 별도의 시간을 가지고 보고를 해야 목적달성에 가까워질 수 있다.

 

보고의 요령 중 또 하나가 형식이다. 아무리 좋은 내용을 담고 있어도 보고하는 형식이 부실하면 보고자체가 의미없어지게 된다. 기-승-전-결은 작문에만 필요한 것이 아니라 말할 때도 반드시 필요하다. 그래야 말의 반복도 피할 수 있다.

 

5. 보고는 결국 직원 자신의 역량을 강화시켜준다.

 

보고를 귀찮다고만 생각하지 말자. 보고를 하기 위해 준비하고, 정리하는 동안 자신도 모르는 사이에 업무에 대한 이해도, 목표에 대한 인식, 몰랐던 상황 및 지식이 파악됨으로써 직원 자신도 성장하는 기회가 된다. 간혹 누구를 가르칠 때 가르친 후에 오히려 더 많은 것을 배울 수 있어서 좋다는 말을 하는 이유이다.

 

또하나 좋은 것이 갈등예방이다. 원장은 원장의 입장이 직원은 직원의 입장이 존재를 한다. 무조건 원장의 입장에 맞추라는 것이 아니다. 보고를 통해 원장을 이해시키고 설득시키는 능력이 높아진다. 보고를 할수록 말의 뜻을 명료하게 만들고, 간소하게 만들어 효율적 보고를 할 수 있게 된다는 뜻이다.

 

이 처럼 보고는 일을 위한 일이 아니라 일을 하기 위한 필요조건인 것이다. 

 

주범준 병의원 컨설팅 전문가 (스타리치 어드바이져 병의원 컨설팅 전문가)